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Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?

Die KassenSichV ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt.

Welchen rechtlichen Hintergrund hat die KassenSichV?

Als Weiterentwicklung der GoBD und Gegenmaßnahme zu Datenmanipulation wurde am 16.12.2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” (BGBl. I S. 3152) erlassen. Damit wurde auch § 146a AO eingeführt, die „Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme“. Diese wurde präzisiert durch die „Ver­ord­nung zur Be­stim­mung der tech­ni­schen An­for­de­run­gen an elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs- und Si­che­rungs­sys­te­me im Ge­schäfts­ver­kehr“, oder kurz Kassensicherungs­ver­ord­nung/Kas­sen­SichV, vom 26.09.2017.

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Was ändert sich durch die KassenSichV?

Mit der KassenSichV muss der Betreiber einer Registrierkasse ab 01.01.2020 folgende 3 Dinge zwingend erfüllen:

  • Er darf seine Kasse nur nutzen, wenn sie über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) als Schutz vor Manipulation verfügt.
  • Er muss gemäß der „Kassenanmeldepflicht“ seine Kasse und deren zertifizierte TSE dem Finanzamt melden. Auch die Stilllegung der Kasse ist meldepflichtig.
  • Er muss gemäß der „Belegausgabepflicht“ bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen. Diesen muss er der Person zur Verfügung stellen, die an diesem Geschäftsvorfall beteiligt war.

Welche Daten sind bei der Kassenanmeldung anzugeben?

Dem Finanzamt ist Folgendes mitzuteilen:
1.     Name des Steuerpflichtigen
2.     Steuernummer des Steuerpflichtigen
3.     Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
4.     Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
5.     Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
6.     Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
7.     Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
8.     Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
 
Die Meldung erfolgt über amtliche Vordrucke. Da diese noch nicht vorliegen, ist es derzeit noch nicht möglich, Kassen anzumelden.

Was bedeutet die Belegausgabepflicht konkret?

Ab 01.01.2020 müssen Händler für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg ausfertigen und der beteiligten Person zur Verfügung stellen. Dieser Beleg kann in Papierform oder elektronisch ausgegeben werden. Bei einem Papierbeleg reicht es aus, ihn dem Kunden anzubieten. Der Kunde ist zur Annahme oder auch Aufbewahrung aber nicht verpflichtet. Werden Belege nicht entgegengenommen, ist der Händler nicht verpflichtet, diese aufzubewahren.
 
Zur Belegausgabepflicht gibt es eine Ausnahmeregelung: Händler können bei ihrem zuständigen Finanzamt einen Antrag auf Befreiung stellen. Das Finanzamt entscheidet dann im Einzelfall, ob eine Befreiung gewährt wird.

Welche Angaben muss ein Beleg enthalten?

Ein Beleg muss Folgendes ausweisen:
1.      Name und Adresse des leistenden Unternehmens
2.      Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt des Beginns und der Beendigung des Vorgangs
3.      Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
4.      Transaktionsnummer
5.      Entgelt und Steuersatz
6.      Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Seriennummer des Sicherheitsmoduls
7.      Betrag
8.      Signaturzähler
9.      Prüfwert

Wie funktioniert die TSE?

Die technische Sicherheitseinrichtung besteht aus 3 Teilen: Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitliche digitale Schnittstelle.
 
Mit dem Sicherheitsmodul der TSE werden Grundaufzeichnungen und andere Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufgezeichnet. Als Händler kommen Sie damit Ihrer „Einzelaufzeichnungspflicht“ nach.
 
Die TSE protokolliert jeden Vorgang in mehreren Schritten. Jeder dieser „Transaktionen“ genannten Schritte bekommt eine eigene Nummer („Transaktions-Nummer“). Zusätzlich wird ein Prüfwert erzeugt.
 
Jeder Buchung wird eine eigene Signatur zugewiesen. Über die Signaturen werden die Buchungen miteinander zu einer Art Kette verknüpft. Abänderungen und Löschungen unterbrechen diese Kette. Damit werden Manipulationen für die Finanzbehörde leicht erkennbar, wenn sie die Daten zu Prüfzwecken exportiert.
 
Die TSE muss zertifiziert sein. Das Zertifikat gilt üblicherweise für 5 Jahre und muss danach periodisch verlängert werden. Für die Zertifizierung ist ausschließlich der Hersteller verantwortlich. Die Kasse selber muss nicht zertifiziert werden.

Wo bekomme ich die TSE?

Wenn Sie eine Kasse von REA Card nutzen, können Sie sich entspannt zurücklehnen. Wir kümmern uns um die Nachrüstung unserer Kassen, informieren unsere Kunden und liefern zukünftig nur Kassen mit TSE-Modul aus. Wenn Sie das Produkt eines anderen Herstellers nutzen, ist dieser für die Integrierung der TSE zuständig.

Ich nutze mehrere Kassen. Braucht jede Kasse eine eigene TSE?

Bei einem Verbund können die Kassen an nur eine, zentrale, TSE angebunden werden.

Welche Vorgänge werden mittels der TSE festgehalten?

Erfasst und gespeichert werden Geschäftsvorfälle wie beispielsweise Ein- und Ausgänge, Lohnzahlungen aus der Kasse oder eine nachträgliche Stornierung eines Umsatzes. Auch erstellte Angebote oder ausgelöste Bestellungen werden durch die TSE abgebildet.

Welche Daten werden mittels der TSE protokolliert?

Protokolliert werden folgende Angaben:
1.     Start-Zeitpunkt des Vorgangs
2.     Eindeutige, fortlaufende Transaktions-Nummer
3.     Art des Vorgangs
4.     Daten des Vorgangs
5.     Zahlungsart
6.     Zeitpunkt der Beendigung / des Abbruchs
7.     Prüfwert
8.     Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems / des Sicherheitsmoduls

Welche Arten der Speicherung gibt es?

Die Daten können lokal, auf der TSE-Hardware, gespeichert werden. Auch eine externe Speicherung ist möglich, beispielsweise regelmäßig und automatisiert unter Leerung des TSE-Speichers. Geeignete externe Speichermedien sind USB-Sticks, Ethernet oder auch SD-Cards. Eine Online-Speicherung ist über eine Cloud-Lösung möglich.

Was passiert mit den Daten, wenn das Internet ausfällt?  

Die Kasse darf weiterhin genutzt werden. Sie als Betreiber sind aber verpflichtet, den Mangel so schnell wie möglich zu beheben. Zusätzlich müssen Sie die Ausfallzeiten und den Grund des Ausfalls dokumentieren.

Was tue ich, wenn die TSE ausfällt?

Auch hier dürfen Sie die Kasse weiter benutzen. Allerdings müssen Sie sich umgehend darum kümmern, den Mangel zu beheben. Die Zeiten und den Grund des Ausfalls müssen Sie dokumentieren.
 
Auch während des Ausfalls sind Sie verpflichtet, weiterhin Belege auszugeben! In diesem Fall muss das elektronische Aufzeichnungssystem auf dem Beleg mindestens Datum und Uhrzeit ausgeben. Von der Verpflichtung zur Belegausgabe sind Sie nur dann befreit, wenn das Aufzeichnungssystem komplett ausfällt.

Welche Fristen muss ich als Händler einhalten?

Die KassenSichV gilt grundsätzlich ab 01.01.2020.

Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht mit einer TSE aufrüstbar sind, dürfen nur noch bis einschließlich 31.12.2022 benutzt werden. Es muss nachgewiesen werden, dass die Kassen tatsächlich nicht nachrüstbar sind. Ein geeigneter Nachweis ist beispielsweise eine Bestätigung des Kassenherstellers.

Bitte beachten Sie, dass diese Ausnahme nicht für PC-Kassensysteme gilt.

Alle REA Kassen sind nachrüstbar und von der Ausnahmeregelung ausgeschlossen.

Bin ich als Händler durch die KassenSichV zur digitalen Kassenführung verpflichtet?

Nein. Sie können die offene Ladenkasse auch weiterhin nutzen.

Gilt die KassenSichV auch für bargeldlose Kassen?

Ja. Die Regelungen gelten auch für Kassen, die bargeldähnliche Zahlungsvorgänge abwickeln, beispielsweise mittels Geldkarten oder Gutscheinen.

Kann ich Fehlbuchungen künftig nicht mehr korrigieren?

Die Regelungen zielen darauf ab, Manipulationen zu verhindern. Sollten Sie bei einer Buchung einmal einen Fehler machen, können Sie ihn natürlich korrigieren. Sie sollten nur darauf achten, dies zeitnah und für das Finanzamt gut nachvollziehbar zu tun.

Was passiert bei Nicht-Einhalten der KassenSichV?

Es ist mit unangekündigten Überprüfungen seitens des Finanzamts zu rechnen, beispielsweise in Form von Testkäufen. Sollten sich hierbei Unregelmäßigkeiten zeigen, werden sich genauere Prüfungen wie eine Kassen-Nachschau oder eine Betriebsprüfung anschließen. Bei gravierenden Verstößen muss gemäß § 379 AO Steuergefährdung mit Geldbußen von bis zu 25.000 Euro gerechnet werden.

Ganz gelassen können Nutzer von REA Kassen der KassenSichV entgegensehen: Mit uns sind Sie jederzeit auf der sicheren Seite!

 

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