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Finden Sie hier die passende Antwort!

Wo erhalte ich die passenden Bonrollen für mein Terminal?

Bestellen Sie Ihre Bonrollen immer über rea-card.de/bestellservice. So können Sie ganz sicher sein, dass Sie die für Ihr Terminal passenden Bonrollen erhalten. Das ist besonders wichtig für versicherte Rücklastschriften: Nur mit dem richtigen Text für die Rücklastschrift greift die Zahlungsgarantie Ihrer Versicherung!

Übrigens versenden wir ausschließlich abriebfeste, phenolfreie REA Qualitätsbonrollen mit speziellem Schutz vor Verblassen und gewähren bei korrekter Lagerung* zehn Jahre Garantie.

*Thermopapiere müssen bei einer konstanten Temperatur von 23 ± 5 °C und einer relativen Luftfeuchtigkeit von 50 ± 10 Prozent gelagert werden. Starke Sonnen- oder Lichteinstrahlung sowie die Einwirkung von Chemikalien ist zu vermeiden.

Wann kann die Karte wieder entnommen werden?

Im Display des EC-Cash Terminals wird Ihnen angezeigt, wann Sie die Karte wieder entnehmen können. Der Zeitpunkt ist abhängig vom Typ und von der Verarbeitungsart der Karte.

Was kann ich bei fehlenden Gutschriften unternehmen?

Sollten Sie gebuchte Kassenschnitte als Gutschrift auf Ihrem Geschäftskonto vermissen, bitten wir Sie, umgehend Kontakt mit unserer Kundenbetreuung unter der Rufnummer +49 (0)6154/638-200 aufzunehmen.

An meinem mobilen Terminal ist der Ausdruck schlecht lesbar.

Sollte der aus Ihrem mobilen Terminal generierte Bonausdruck schlecht lesbar sein, empfehlen wir Ihnen, das Terminal erneut an das Stromkabel anzuschließen. Nach dem Laden des Akkus wird auch der Beleg deutlicher gedruckt.

Wenn der Bonausdruck trotz geladenem Akku nicht lesbar sein sollte, bitten wir Sie, Kontakt mit unserer Service-Hotline unter der Rufnummer +49/(0)6154/638-152 aufzunehmen.

Was bedeutet der Ausdruck »Antwortcode« bei einer EC-Cash Zahlung?

Die Kundenzahlung wurde geprüft und vom Kreditinstitut abgelehnt.

Wie kann ich neue Bonrollen beziehen?

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Bonrollen online oder per Fax zu bestellen. Um Bonrollen per E-Mail zu ordern, nutzen Sie bitte das folgende Kontaktformular.

Sollten Sie die Bonrollen per Fax bestellen wollen, drucken Sie bitte diese pdf-Datei aus und faxen Sie sie an die Nummer +49/(0)6154/638-192. Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline.

Was ist zu tun, wenn nach dem Wechsel der Bonrollen auf dem Beleg nichts mehr gedruckt wird?

Es könnte sein, dass Sie die Bonrolle aus Versehen verkehrt herum eingelegt haben. Bitte prüfen Sie, ob die weiße Seite des Papiers unten aus dem Schacht kommt. Sollte dies nicht der Fall sein, legen Sie die Bonrolle mit der weißen Seite nach unten ein.

Wo finde ich Bedienungsanleitungen und Handbücher für REA Card Terminals?

Sind Sie auf der Suche nach einem Manual, einer Anleitung oder einem Handbuch? Die Kurzbedienungsanleitungen zu einzelnen Terminals sowie ein REA Card Handbuch finden Sie neben weiteren Dokumenten im Produktbereich des jeweiligen Geräts. Sie liegen dort im PDF-Format vor und stehen zum Download bereit.

Wo finde ich die Beschreibung der Kassenschnittstelle zum Anschluss der REA Card Terminals an eine PC-Kasse?

Auf Anforderung erhalten Kunden und Partner von REA Card die Schnittstellenbeschreibung und Unterstützung bei der Programmierung. Nutzen Sie zur Bestellung unser Kontaktformular.

Kann ich mein mobiles Terminal auch im europäischen Ausland einsetzen?

Bitte kontaktieren Sie unsere REA Card Kundenbetreuung, um den Einsatz im europäischen Ausland abzustimmen.

Was ist girogo?

Girogo heißt das kontaktlose Bezahlverfahren der Sparkassen, mit dem kleinere Beträge noch einfacher und schneller per Karte kontaktlos bezahlen werden können (z. B. beim Bäcker oder am Parkautomaten).

Am Geldautomaten oder via Internet lädt der Karteninhaber bis zu 200 Euro auf seine Bank- oder Sparkassenkarte. Am POS kann er Beträge bis zu 20 Euro ohne PIN-Eingabe oder Unterschrift bezahlen, indem er seine aufgeladene Karte an einen NFC-Reader hält.

Was ist PCI DSS bzw. PCI-Compliance?

Händler, die Kreditkartentransaktionen anbieten, müssen im Rahmen jährlicher Prüfungen nachweisen, dass sie die so genannte PCI-Compliance erfüllen. Die PCI-Compliance umfasst bestimmte Sicherheitsanforderungen an die Netzwerkarchitektur des Unternehmens und es müssen bestimmte Vorgehensweisen der Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten erfüllt werden. Nähere Informationen zu PCI DSS und zur Erfüllung der PCI-Compliance erhalten Sie bei Ihrem Kreditkartenanbieter.

Was ist eine Gläubiger-ID?

Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist ein verpflichtendes Merkmal zur eindeutigen Identifizierbarkeit des Gläubigers einer Lastschrift. Im Rahmen der SEPA-Bestimmungen kann man nur noch mit einer Gläubiger-ID bargeldlos bezahlen. Die Ausgabe der Nummern übernimmt in Deutschland die Bundesbank in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft (DK).

Wie beantrage ich meine Gläubiger-ID?

Anträge werden elektronisch bei der Deutschen Bundesbank über das Online-Formular unter https://extranet.bundesbank.de/scp/ gestellt. Nach Erhalt des ausgefüllten Online-Formulars verschickt die Deutsche Bundesbank eine Bestätigungsmail mit einem Link, den man aktivieren muss. Daraufhin erhält man eine Mail mit der individuellen Gläubiger-ID.

Geldwäsche – Was ist das?

Die Geldwäsche ist die Einschleusung illegal erwirtschafteter Gelder/Vermögenswerte in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf.

Was ist das Geldwäschegesetz (GWG) und wo kann ich es nachlesen?

Das Geldwäschegesetz ist ein Gesetz zur Bekämpfung von Geldwäsche.
Das Geldwäschegesetz können Sie zum Beispiel hier nachlesen.

Warum betrifft das GWG mich?

Als Dienstleister im Finanzsektor unterliegt REA den Regelungen des Geldwäschegesetzes. Daher sind wir verpflichtet unseren Vertragspartner, vor Eingehen der Vertragsbeziehung zu identifizieren.

Welche Dokumente benötigt die REA Card von mir?

Hier finden Sie für Ihre Unternehmensform alle notwendigen Vorgaben für die Identifizierung (Verifizierung nach Geldwäschegesetz).

Wir benötigen alle Dokumente und Ausweise des Vertragsunterzeichners und weiterer Vertretungsberechtigter als gut lesbare Kopie.

Informationen für Juristische und Natürliche Personen: siehe PDF

Was passiert, wenn ich die Dokumente nicht einreiche?

Wenn Sie die Dokumente nicht einreichen, kann REA Ihr Zahlungssystem nicht zur Nutzung freischalten und ist gezwungen, die Vertragsbeziehung zu beenden.

Habe ich eine Mitwirkungspflicht?

Das Geldwäschegesetz regelt in § 4 die Durchführung der Identifizierung. In Absatz 6 dieses Paragraphen sind Ihre Mitwirkungspflichten, wie z.B. die Einreichung der notwendigen Informationen und Dokumente, aufgeführt.

Wer ist der wirtschaftlich Berechtigte?

Der wirtschaftlich Berechtigte eines Unternehmens ist die natürliche Person, in deren Einfluss und Kontrolle der Vertragspartner steht. Bei z.B. Einzelhändlern ist dies in der Regel der Vertragspartner selbst. Bei Kapital- und Personengesellschaften ist dies die natürliche Person, die mindestens 25% der Kapital- und Stimmrechtsanteile hält. Sollte bei einer Gesellschaft weder mittelbar, noch unmittelbar, eine natürliche Personen 25% oder mehr der Kapitalanteile halten oder 25% oder mehr der Stimmrechte kontrollieren, muss/müssen der/die Geschäftsführer als wirtschaftlich Berechtigte erhoben werden.

Muss ich Änderungen während der Vertragslaufzeit mitteilen?

Wenn sich der wirtschaftlich Berechtigte ändert, müssen Sie dies REA umgehend mitteilen.

Wie funktioniert das Postident-Verfahren durch eine Postfiliale?

Das Postident-Verfahren dient zur Identifizierung. REA schickt der zu identifizierenden Person einen Postident Coupon zu. Mit dem Coupon und einem gültigen Personalausweis muss die zu identifizierende Person sich von einem Postmitarbeiter in einer Postfiliale Ihrer Wahl identifizieren lassen. Die Post sendet dann den ausgefüllten Postident-Coupon an REA zurück und bestätigt damit die Identifizierung. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: www.deutschepost.de/de/p/postident/identifizierungsverfahren/verfahren-postfiliale.html

Wo bekomme ich eine Kopie meiner Gewerbeanmeldung?

Sollten Sie Ihre Gewerbeanmeldung verlegt haben, können Sie diese bei Ihrem jeweiligen zuständigen Gewerbeamt Ihrer Stadt anfordern.

Was ist GdPdU/GoBD und was muss ich tun, wenn meine Kasse diese wichtigen Kriterien nicht erfüllt?

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) gibt steuerrechtliche Regeln für Einzelhändler und Gastronomen vor. Dazu gehören z. B. die GDPdU und die GoBD.

Kurz gesagt: Bereits seit dem 1. Januar 2002 haben die Behörden Anspruch auf Herausgabe aller aufzeichnungspflichtigen Daten in elektronischer Form. Ab 2016 sind alle Händler und Gastronomen gesetzlich dazu verpflichtet.

Was das konkret für die Daten Ihrer Kasse bedeutet, lesen Sie hier -> LINK GDPDU

REA Kassen erfüllen diese Voraussetzungen. Sie erleichtern Ihnen damit nicht nur die tägliche Arbeit, sondern helfen Ihnen auch bei der Erfüllung Ihrer steuerrechtlichen Pflichten.

Kann ich bestimmen, welcher meiner Mitarbeiter Rabatte für meine Kunden vergeben darf?

Ja, das können Sie über eine einfache, aber umfangreiche Rechteverwaltung  für die Mitarbeiter.

Übrigens: Die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie in der REA Kasse verwalten können, ist nicht beschränkt.

Ich möchte bestimmte Getränke ab 21 Uhr zum halben Preis anbieten. Unterstützt die Kasse das?

Ja, das ist kein Problem. Sie können Artikel einzelnen selbst definierten Aktionen zuordnen, wie z. B. Happy Hour (50 Prozent Rabatt) oder Pizza-Tag (alle Pizzen für 5 Euro). Diese Aktionen werden zu selbst festgelegten Zeiten automatisch oder auch manuell in der Kasse gestartet.

Meine Kasse wurde gestohlen. Und nun?

Das ist äußerst ärgerlich. Sie sollten den Diebstahl unbedingt bei der Polizei anzeigen und sich mit uns in Verbindung setzen. Ihre Kassendaten sind allerdings dennoch sicher, sofern Sie Ihr tägliches Kassen-Backup über die Backup-Funktion der Kasse ausgeführt haben.

Unsere Kunden verschenken gerne Gutscheine von uns. Geht das?

Ja, das funktioniert schnell und einfach über die integrierte Gutscheinkartenverwaltung. Damit erstellen Sie Gutscheine, laden diese auf und lösen Sie im Verkaufsvorgang über die Gutscheinkartennummer wieder ein.

Wir liefern Essen an unsere Kunden. Unterstützt die Kasse uns dabei?

Natürlich. Eine Kundenverwaltung in der Kasse, eine Zuordnung der Fahrten zu Mitarbeitern/Fahrern, die Fahrerabrechnung und die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze für Außer-Haus-Verkäufe machen das ganz einfach möglich. So können Sie sich auf das konzentrieren, was Ihre Kunden schätzen: ihr gutes Essen und ihren guten Service.

Wie kommen meine Artikel und Preise in die Kasse?

Die Erstbetankung der Kasse mit Ihren Artikeldaten und Preisen übernehmen wir gerne für Sie.
Wir erledigen für Sie selbstverständlich auch gerne später noch kleinere Änderungen. Doch das ist wahrscheinlich gar nicht nötig: Durch die einfache Artikelpflege im Backoffice machen Sie das im Handumdrehen selbst. Wann immer Sie wollen. Schnell und einfach.

Wie buche ich meine Artikel an der Kasse?

Ganz wie Sie es wünschen: als Warengruppen, als Einzelartikel über die bebilderte Touchtastatur oder über Ihren Hochleistungsscanner von REA. Sie können die Buchung bei gewichtsbezogenen Artikeln auch einfach Ihre Waage für Sie erledigen lassen.

Berücksichtigt die Kasse unterschiedliche Mehrwertsteuersätze?

Selbstverständlich. Wenn Sie zum Beispiel Ihren Kuchen sowohl zum direkten Verzehr als auch zum Kauf anbieten, können Sie entweder den gesamten Vorgang als »außer Haus« verbuchen oder einzelne Artikel. Damit können Sie in einem Vorgang den Kuchen, den Ihre Kunden bei Ihnen essen, und die Stücke, die sie mitnehmen, mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen auf einem Bon ausweisen. Komfortabler geht es nicht.

Was heißt eigentlich GoBD?

Die Abkürzung GoBD bezeichnet die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese ist zu finden unter hier.

Was bedeuten die neuen GoBD?

Die GoBD ergänzen und präzisieren die GoB – die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und enthalten die Regelungen zur Buchführung in elektronischer Form. Sie gelten für Unternehmen mit datenverarbeitungsgestützten Buchführungssystemen. Als Teil der Buchführung unterliegt das Kassenbuch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, die jeder Unternehmer sicherstellen muss, der Bücher in elektronischer Form führt. Die GoBD gelten für alle Veranlagungszeiträume ab dem 1. Januar 2015.

Welche Kassenarten gibt es?

Bei Kassen unterscheidet man zwischen offenen Ladenkassen, PC-Kassen und Registrierkassen. Die offene Ladenkasse, auch Schubladenkasse genannt, hat im Gegensatz zur PC-Kasse und zur Registrierkasse keine technische Unterstützung. Sie wird wegen der Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung der Umsätze kaum noch genutzt. Werden Gewinne durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, entfällt die Pflicht zur Kassenbuchführung. Allerdings bleibt in dem Fall die Aufzeichnungspflicht bezüglich der Umsatzsteuer nach § 22 UStG bestehen. Daher empfiehlt sich der Einsatz einer elektronischen Kasse. Kunden erwarten zudem oft einen elektronischen Beleg, um ihre Ausgaben steuerlich geltend machen zu können.

Ist die Führung einer Kasse verpflichtend?

Alle Unternehmer, die Bareinnahmen haben, über eine Barkasse verfügen und buchführungspflichtig sind, müssen eine Kasse führen. Buchführungspflichtige Unternehmer haben die Anforderungen der §§ 140ff. AO, 238ff. HGB zu erfüllen. Durch die Kassenführung können Händler und Gastronomen ihre Wirtschaftlichkeit und Produktivität nachvollziehen und ihr Sortiment anpassen. Zudem ist aus steuerlicher Sicht eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Kassenbuchführung  erforderlich, denn die Kassenbuchführung ist die Grundlage der Besteuerung.

Was ändert sich für die Kassenführung?

Die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen werden bereits jetzt ganz oder teilweise digital ausgeführt und die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mehr und mehr in elektronischer Form aufbewahrt. Die GoBD bereiten die Digitalisierung aller Belege und Geschäftsvorgänge vor – mit dem Ziel, die Abwicklung zu beschleunigen und zu vereinfachen. Die computergestützte Auswertung der Daten macht die Arbeit der Finanzverwaltung effektiver und effizienter.

Gibt es eine garantierte Rechtssicherheit für Kassen?

Nein. Aufgrund der Vielzahl und der unterschiedlichen Ausgestaltung der Datenverarbeitungssysteme können die Finanzämter keine Rechtssicherheit garantieren – weder als verbindliche Auskunft noch im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung. Auch Hersteller-Zertifikate bieten lediglich einen Anhaltspunkt darüber, ob eine Kasse die Anforderungen erfüllt und sind gegenüber Finanzverwaltungen oder Gerichten nicht bindend.

Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der eingesetzten Verfahren ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte wie Steuerberatern oder Rechenzentren.

Wie oft müssen die Kassenaufzeichnungen erfolgen?

Laut § 146 Abs. 1 S. 2 AO sollten Kassenaufzeichnungen grundsätzlich täglich erfolgen, um die Kassensturzfähigkeit zu sichern. Das bedeutet: Der Bestand der Kasse kann jederzeit anhand der geführten Aufzeichnungen überprüft werden. Wenn zwingende geschäftliche Gründe eine Buchführung am gleichen Tag verhindern und aus den Buchungsunterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der vollständige Kassenbestand entwickelt hat, gilt ist die Kassenaufzeichnung auch später noch als ordnungsgemäß (BFH, Urteil vom 31.07.1974 – I R 216/72).

Kassennachschau

Mit § 146b AO wurde für die Finanzverwaltung die Möglichkeit einer Kassennachschau geschaffen. Das bedeutet, dass die Finanzverwaltung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten ohne vorherige Ankündigung Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume des Steuerpflichtigen betreten und bei entsprechendem Anlass ohne vorherige Prüfungsanordnung eine Betriebsprüfung durchführen kann. Die Kassennachschau ist bei jeder Kasse möglich – auch bei offenen Ladenkassen. Diese Regelung ist ab dem 01.01.2018 anwendbar.

Muss jeder einzelne Geschäftsvorgang aufgezeichnet werden?

Ja. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verlangen die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls – also jeder Einnahme, Ausgabe, Einlage oder Entnahme – in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Aufgezeichnet werden muss nicht nur die in Geld bestehende Gegenleistung, sondern auch der Geschäftsinhalt und der Name des Vertragspartners. Das gilt auch bei Bareinnahmen. Diese Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung besteht bereits seit 2002.

Ist die Führung eines Kassenjournals Pflicht?

Nein. Die Journale können auch durch andere Aufzeichnungen geführt werden. Da die meisten Registrierkassen jedoch Journale führen, bietet es sich an, sie zu nutzen. Die Journalfunktion dient dem Nachweis der tatsächlichen und zeitgerechten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle. Die Journale sind aufbewahrungspflichtig, jedoch nicht an ein bestimmtes System gebunden. Ein weiteres Grundbuch muss nicht geführt werden, aber die Daten sind gegen Veränderungen zu schützen. Durch die Journale werden die Geschäftsvorfälle fortlaufend, zeitgerecht, vollständig und richtig festgehalten.

Folgende Angaben sind zur Erfüllung der Journalfunktion in den Grundbuchaufzeichnungen festzuhalten: eindeutige Belegnummer, Buchungsbetrag, Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung, hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls (kann bei Erfüllung der Journal- und Kontenfunktion im Einzelfall bereits durch andere Angaben gegeben sein), Belegdatum, soweit nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich, Buchungsdatum, Erfassungsdatum, soweit nicht aus der Grundaufzeichnung ersichtlich, Autorisierung (soweit vorhanden), Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum (Ertragsteuer/Umsatzsteuer), Umsatzsteuersatz, Steuerschlüssel (soweit vorhanden), Umsatzsteuerbetrag, Umsatzsteuerkonto, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Konto und Gegenkonto, Buchungsschlüssel (soweit vorhanden), Soll- und Haben-Betrag, eindeutige Identifikationsnummer (Schlüsselfeld) des Geschäftsvorfalls (soweit Aufteilung der Geschäftsvorfälle in Teilbuchungssätze [Buchungs-Halbsätze] oder zahlreiche Soll- oder Habenkonten [Splitbuchungen] vorhanden). Über die einheitliche und je Wirtschaftsjahr eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls muss die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschließlich Steuer-, Sammel-, Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäftsvorfalls gewährleistet sein.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Neben den Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung notwendigen Unterlagen von Bedeutung sind. Dazu zählen außer den Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die die Umsetzung und Einhaltung der abgabenrechtlichen Ordnungsvorschriften belegen.

Aufbewahrungspflichtig sind in jedem Fall Aufzeichnungen über Geschäftsvorfälle, sämtliche Einzelaufzeichnungen, (Handels-)Bücher, alle Unterlagen der Kasse wie Bedienungsanleitung, Grundprogrammierung und Änderungen, Speisekarten und Kalkulationen. Alle Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet werden.

Müssen Buchungsbelege aufbewahrt werden?

Ja. Grundsätzlich gilt: Keine Buchung ohne Beleg! Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Zweck der Belege ist es, den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung zu belegen.

Wie können Belege gesichert werden?

Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. Das kann bei Papierbelegen durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch laufende Ablage in besonderen Mappen und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen erfolgen. Bei elektronischen Belegen kann die laufende Nummerierung automatisch vergeben werden, zum Beispiel durch eine eindeutige Belegnummer.

Wie sind die Kassenunterlagen aufzubewahren?

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden, und zwar in der Form, in der sie eingegangen sind bzw. erstellt wurden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann zum Beispiel nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen müssen Eingang, Archivierung und ggf. Konvertierung und die weitere Verarbeitung protokolliert werden. Dabei muss sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (zum Beispiel per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).

Unterlagen in Papierform sind grundsätzlich in Papierform aufbewahrungspflichtig, können aber auch gescannt und elektronisch erfasst werden. Nach dem Scannen darf eine weitere Bearbeitung nur noch im elektronischen Dokument erfolgen. Grundsätzlich soll der Papierbeleg dem Bearbeitungsvorgang entzogen werden. Wird er dennoch bearbeitet, muss der Beleg nach Abschluss der Bearbeitung erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden, etwa durch einen gemeinsamen Index. Nach dem Scannen darf der Papierbeleg vernichtet werden. Bestimmte Dokumente, zum Beispiel Zollpapiere mit fluoreszierendem Original-Stempel, sind weiterhin im Original aufzubewahren.

Dürfen Einzelaufzeichnungen nach Ausdruck des Z-Bons gelöscht werden?

Nein. Alle Einzelaufzeichnungen müssen aufbewahrt werden. Als Z-Bon wird der Kassenabschlussbeleg bezeichnet.

Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen und Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Zu den Organisationsunterlagen zählen Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Programmabrufe nach jeder Änderung (zum Beispiel Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern und Anweisungen zur Kassenprogrammierung.

Ist eine Änderung der Daten oder Aufzeichnungen zulässig?

Nein. Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Es dürfen auch keine Veränderungen vorgenommen werden, bei denen nicht erkennbar ist, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Das gilt auch für Vorsysteme wie die Kasseneinzelaufzeichnung und das Warenwirtschaftssystem.

Das verwendete Datenverarbeitungsprogramm muss gewährleisten, dass einmal eingegebene Daten wie Belege, Buchungen und Grundbuchaufzeichnungen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Auch die Ersetzung von Daten durch andere Daten muss kenntlich gemacht werden. Sollten Veränderungen erfolgen, müssen die alten Inhalte weiterhin erkennbar sein.

Die Unveränderbarkeit kann hardwaremäßig durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger, softwaremäßig durch Sicherungen, Sperren, automatische Protokollierung und Festschreibung oder organisatorisch durch Zugriffsberechtigungen gewährleistet werden. Die Ablage von Daten in einem Dateisystem genügt den Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht.

Was ist bei der Änderung von Stammdaten zu beachten?

Werden Stammdaten wie Abkürzungs- oder Schlüsselverzeichnisse oder Organisationspläne geändert, muss der ursprüngliche Inhalt in den entsprechenden Bewegungsdaten (Umsatzsteuerschlüssel, Währungseinheit, Kontoeigenschaft) erhalten bleiben. Stammdatenänderungen müssen ausgeschlossen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben historisiert werden, um mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein. Der Einsatz von Systemfunktionalitäten oder Manipulationsprogrammen, die diesen Anforderungen entgegenwirken, führt zur Ordnungswidrigkeit der elektronischen Bücher und Aufzeichnungen.

Muss das Datenverarbeitungssystem kontrolliert werden?

Ja. Es muss kontrolliert werden, ob die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die vollständige und lückenlose Erfassung wird durch technische und organisatorische Kontrollen des Datenverarbeitungssystems sichergestellt: durch Erfassungskontrollen, Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben, inhaltliche Plausibilitätskontrollen, automatisierte Vergabe von Datensatznummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern. So muss garantiert sein, dass die Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt und ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustands verändert werden können. Die Durchführung der Kontrollen ist zu protokollieren.

Was muss bei der Verfahrensdokumentation beachtet werden?

Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorliegen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsvorgangs müssen vollständig und schlüssig nachvollziehbar sein. Der Umfang der Dokumentation richtet sich danach, was im Einzelfall zum Verständnis des Datenverarbeitungsvorgangs notwendig ist.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Während der Aufbewahrungsfrist muss nachweisbar sein, dass das Verfahren in der Dokumentation dem Verfahren in der Praxis entspricht. Bei Änderungen müssen neue Versionen der Dokumentation erstellt und die Änderungshistorie vorgehalten werden.

Wie sind die Daten dem Betriebsprüfer zugänglich zu machen?

Nach § 147 Absatz 6 AO hat die Finanzbehörde das Recht, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten und nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu.

Dabei hat der Betriebsprüfer Datenzugriff auf sämtliche elektronischen Belege in allen Stufen der Bearbeitung. Er darf auf die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme und auf alle Verfahrensdokumentationen zugreifen. Der Zugriff kann dabei unmittelbar (Prüfer sitzt am EDV-System des Steuerpflichtigen), mittelbar (Prüfer verlangt vom Steuerpflichtigen die Auswertung anstelle des Finanzamts) oder durch Datenträgerüberlassung erfolgen.

Die Art des Datenzugriffs kann vom Betriebsprüfer frei gewählt werden und unvollständige oder falsche Daten sind auf sein Verlangen zu ergänzen bzw. zu berichtigen. Können elektronische Daten, Datensätze oder Dokumente nicht elektronisch bereitgestellt werden, ist die Finanzbuchhaltung nach Ansicht der Finanzverwaltung formell nicht mehr ordnungsmäßig, sodass Hinzuschätzungen drohen. Personenbezogene Daten oder Berufsgeheimnisse müssen vor der Herausgabe „digital” geschwärzt oder durch Zugriffsbeschränkungen geschützt werden.

Wie kann ich meine Bankverbindung ändern?

Um Ihre Bankverbindung zu ändern, drucken Sie bitte dieses Formular aus und faxen es ausgefüllt und unterschrieben an folgende Nummer zurück: +49/(0)6154/638-192.

Meine Adresse hat sich geändert. Was muss ich tun?

Sie können uns Ihre neue Anschrift per Fax, E-Mail oder Post mitteilen. Bitte drucken Sie dazu folgendes Formular aus und senden es an unsere Adresse:

REA Card GmbH
Teichwiesenstraße 1
D-64367 Mühltal
Tel: +49/(0)6154/638-200
Fax: +49/(0)6154/638-192
Email: kundenbetreuung@rea-card.de

Was geschieht, wenn mein Geschäft übernommen wird?

Sollten Sie Ihr Geschäft übergeben, verkaufen, den Inhaber oder die Gesellschaftsform wechseln, bitten wir Sie, über das Kontaktformular eine Mitteilung an uns zu senden. Einer unserer Mitarbeiter wird dann Kontakt zu Ihnen aufnehmen und alle erforderlichen Modalitäten mit Ihnen besprechen.

Wie kann ich meinen REA Card Vertrag kündigen?

Bei Fragen zur Kündigung Ihres REA Card Vertrags wenden Sie sich bitte an Ihren persönlichen Betreuer, durch den der Vertrag geschlossen wurde. Weiterhin steht Ihnen unser Vertriebsinnendienst unter der Rufnummer +49/(0)6154/638-1200 zur Verfügung.

Meine Zahlungen werden nicht auf meinem Konto gutgeschrieben – was kann ich unternehmen?

Um die getätigten Umsätze mit Ihrem Terminal als Gutschrift auf Ihrem Geschäftskonto zu erhalten, müssen Sie einen Kassenschnitt durchführen. Dieser gilt als erfolgreich, wenn der Beleg mit »gebucht« dokumentiert wird. Sollten Sie mit Ihrem Terminal keinen Kassenschnitt durchführen können, können Sie entweder in der Kurzbedienungsanleitung Ihres Terminals nachlesen oder Sie kontaktieren unsere Service-Hotline unter der Rufnummer +49/(0)6154/638-152.

Wo finde ich die für meinen Vertrag gültigen AGBs und Teilnahmebedingungen?

Aufgrund von Gesetzesänderungen und Änderungen in den Teilnahmebedingungen der Kartenorganisationen unterliegen die REA Card AGBs regelmäßigen Anpassungen. Die für Ihren Vertrag geltenden Bedingungen finden Sie auf der Rückseite Ihres Originalvertrags und den dazugehörigen Anhängen. Weitere Auskunft erteilt Ihnen gern unsere Kundenbetreuung. Diese können Sie über unser Kontaktformular erreichen.

Was ist eine Lastschrift?

Die Lastschrift ist eine bargeldlose Zahlung, die mit der Unterschrift des Käufers auf dem Beleg bestätigt wird. Seine PIN wird dabei nicht abgefragt.

Was ist Euro ELV?

Euro ELV ist die Lastschriftverarbeitung über den sicheren Kartenchip, die seit der SEPA-Umstellung im Februar 2016 für elektronische Lastschriftverfahren (ELV) erforderlich ist und den Magnetstreifen ablöst.

Was ist die garantierte REA Lastschrift?

Bei der garantierten REA Lastschrift zahlt der Kunde per Karte und Unterschrift. Das funktioniert noch einfacher und schneller als Zahlungen mit PIN-­Eingabe. Händler sparen dabei nicht nur die Gebühren der Kreditwirtschaft, sondern vermeiden auch weitestgehend Retouren und Ausfälle.

Was ist der Unterschied zwischen dem EC-Cash Bezahlverfahren (PIN) und dem elektronischen Lastschriftverfahren (ELV)?

Das EC-Cash System ist ein PIN-basiertes Zahlungsverfahren, das Händlern eine Zahlungssicherheit garantiert. Unter ELV versteht man das elektronische Lastschriftverfahren, bei dem der Kunde dem Händler mit seiner Unterschrift erlaubt, den Betrag von seinem Konto einzuziehen. Beim ELV gibt es keine Zahlungsgarantie, da keine Bonitätsprüfung gegenüber dem Konto des Karteninhabers erfolgt.